(新世代生活誌)專業的活動籌辦流程 喬捷
活動舉行前很早一段時間,學校便聯絡我要宣傳材料,閱讀分享講座開始前一週,相關的宣傳就開始陸續擴散,很多朋友拍下學校張貼的海報給我,內容不馬虎、設計很精美。其中,媒體人、編輯小澳胞第一個問:「海報是學校設計的?」我說應該是。「做得很不錯,我太太看了大讚驚艷。」海報和宣傳品,是一個活動成敗的第一道門檻。傳媒人看到也用驚喜、意外、開心來形容這樣的校園海報設計,說明行內人也覺得是比較成功的。
而一改以往校園辦活動稚嫩印象的,還有培正的策劃和現場指揮、協調。意想不到圖書館會把我帶去的書精心陳列,並與講者的舞臺位置結合,可見有考慮過攝影留念的效果。布置、節目流程和器材也預先準備和調試,再給講者瞭解、確認,並預留了時間讓講者測試、讓講者可按自己的喜好調整。嘉賓早到了,有安排人陪同和介紹圖書館的狀況,也讓人感到十分貼心。加上司儀講稿有準備,活動結束後還安排訪問並迅速在網絡發出工整的「新聞稿」,這一切都表現出辦活動的嚴謹、時間的把握和對嘉賓的尊重。
也是從事閱讀推廣工作的紅雪說:「你們母校現在的圖書館管理者很有心,要說在澳門的校園閱讀推廣,他們真的是佼佼者。」看到老師除了參與策劃,過程中還有很多同學參與到不同的崗位,老師帶著學生一起參與攝錄、攝影和活動後的訪問,而看得出來他們不是被當作「學生義工」,而是明顯受過訓練,真的拿著機器得到了實習的機會。(這是一個優秀的活動籌辦範本‧中)◇